Учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «Мск-Контракт»

Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы в ООО «Мск-Контракт» предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.¹¹

Чаще всего в ООО «Мск-Контракт» под отчет наличные деньги выдаются:

- в качестве аванса на командировочные расходы;

- на хозяйственные нужды (на приобретение канцелярских и хозяйственных товаров, бензина через АЗС, на оплату мелкого ремонта).

Таким образом, расчеты условно можно поделить на два вида – расчеты по командировочным расходам и расходам на хозяйственные нужды.

Для направления работника в служебную командировку, согласно утвержденного Госкомстатом России 6 апреля 2001 г. постановления за № 26 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", оформлен приказ по организации за подписью руководителя, в котором указывается цель, сроки и место командировки, перечень лиц, направляемых в командировку (форма №Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку"). Документом, подтверждающим факт направления работника в командировку, является командировочное удостоверение. Для целей бухгалтерского учета расходы, связанные со служебными командировками (как внутри страны, так и зарубежными), должны признаваться как расходы по обычным видам деятельности. Однако при решении вопроса отражения затрат на командировки в бухгалтерском учете необходимо применять дифференцированный подход и рассматривать каждый конкретный случай в отдельности с учетом характера и цели командирования работников.¹²

После завершения командировки сотрудник ООО «Мск-Контракт» оформляет надлежащим образом авансовый отчет, который должен быть сдан работником в бухгалтерию не позднее трех рабочих дней после дня его возвращения из командировки.

К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение и документы, подтверждающие фактически произведенные расходы. На авансовом отчете о произведенных командировочных расходах директор организации ставит свою подпись, подтверждая таким образом обоснованность произведенных расходов, а бухгалтерия после сверки арифметических подсчетов с указанными в оправдательных документах, производит списание выданных в под отчет работнику сумм на соответствующие счета согласно Плану счетов ООО «Мск-Контракт». Корреспонденция счетов по учету командировочных расходов представлена в таблице 1.