Учет операционно-хозяйственных расходов. Основные нарушения при учете

Предприятия в процессе финансово-хозяйственной деятельности могут своим работникам выдавать некоторые суммы в подотчет.

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые предприятием из кассы на расходы административно- хозяйственные, на расходы по закупке запасных частей, на расходы по командировкам, на проезд оплачиваемого льготного отпуска, а также различных работ, услуг для осуществления оперативной деятельности предприятия. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчёт) для выполнения определённых действий по поручению организации.⁷

Денежные средства выдаются под отчёт на административно-хозяйственные расходы.

Административно-хозяйственные расходы – это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом.

К административно-хозяйственным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле, закупки сельхозпродукции и расходы на прочие операционные нужды.

Выдача наличных денежных средств сотрудникам из кассы организации может производиться:

- либо под отчёт на хозяйственные и операционные расходы;

- либо в порядке возмещения произведённых сотрудником из личных средств расходов на нужды организации (по решению руководителя организации).

К расходам на хозяйственные нужды относят затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта.

Первичными оправдательными документами, подтверждающими расходование подотчетных средств, являются: товарный чек магазина; накладные; кассовые чеки; квитанции к приходным кассовым ордерам; акты выполненных работ, оказанных услуг; счета-фактуры; проездные документы; акты закупки материальных ценностей у физических лиц.

При выдаче денег под отчет для приобретения ТМЦ у юридического лица нужно выдать доверенность и зарегистрировать ее в журнале выданных доверенностей. Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается.

Как правило, в организациях деньги под отчет выдаются достаточно часто и разным работникам. Поэтому есть вероятность, что бухгалтер что-то не учтет или не заметит ошибку в авансовом отчете. Основными документами, которые применяются при оформление расчетов с подотчетными лицами, и подлежат изучению при аудиторской проверке, являются: авансовые отчет; приказы о направлении сотрудников в командировки; командировочные удостоверения; копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы; список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы; сметы представительских расходов; приказы об утверждении смет представительских расходов; оправдательные первичные документы.

Операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих бухгалтерский регистрах: журнал-ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета); главная книга; иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в зависимости от принятой на предприятии форме ведения бухгалтерского учета.⁸

Основные нарушения - злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области расчетов с подотчетными лицами могут быть классифицированы следующим образом:

1. Нарушение порядка выдачи подотчетных сумм

1.1 выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы;

1.2 выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия;

1.3 выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам;

1.4 несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;

1.5 списание подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия;

2. нарушения при оформлении командировочных расходов;

2.1 отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работника в командировку;

2.2 отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке;

2.3 несоблюдение установленных норм командировочных расходов;

2.4 отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм;

2.5 отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм;

3. нарушения порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов;

3.1 нарушение порядка удержаний подоходного налога с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм;

3.2 некорректное выделение налога на добавленную стоимость в суммах командировочных расходов;

4. нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами;

4.1 выделение сумм налога на добавленную стоимость расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети;

4.2 списание на затраты сумм налога на добавленную стоимость от стоимости материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей в оптовой торговле;

5. нарушения порядка учета представительских расходов.

5.1 несоответствие фактического размера представительских расходов утвержденной смете;

5.2 отсутствие аналитического учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм;

6. нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами.

6.1 некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами;

6.2 неправильное выведение остатков на конец отчетного периода;

6.3 несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 “Расчеты с подотчетными лицами” или других регистрах.⁹